Osaka · Japon
Conférence pharmaceutique — Hilton Osaka
Septembre 2026
Trois jours de conférence dans le Kansai, à 2 h 30 de Shinkansen de Tokyo. Mission japonaise menée par l'équipe partie de Paris.
Roadshow multi-villes, convention à Barcelone, conférence à Osaka : la question n'est jamais le matériel, c'est de savoir qui le met en œuvre. Faire venir son équipe parisienne, ou confier l'étape à un prestataire local ? Voici comment nous tranchons, projet par projet, depuis 2007.
C'est la première décision, et elle conditionne tout le reste : le budget, le niveau de risque, et le temps que votre équipe passera à briefer des inconnus. Il n'y a pas de bonne réponse universelle — il y a une bonne réponse par projet.
Notre position est simple, et elle nous fait parfois perdre des affaires : si votre événement tient en une salle et une journée, prenez un local — nous vous le dirons. Notre valeur commence là où la répétition, la complexité technique ou l'enjeu rendent l'improvisation coûteuse. Et il existe une troisième voie, que nous empruntons souvent sur les destinations lointaines : notre équipe se déplace, mais une partie du matériel est louée sur place auprès de nos partenaires locaux. La maîtrise technique reste parisienne, la logistique s'allège.
Sept points qui ne se voient pas sur un devis, et qui décident pourtant du déroulement de la journée.
230 V / 50 Hz sur la majeure partie de l'Europe, 100 V / 50-60 Hz au Japon, 127 V dans une partie du Brésil. Les prises changent aussi : Schuko en Allemagne et aux Pays-Bas, BS 1363 au Royaume-Uni, type L en Italie. Le matériel voyage avec ses adaptateurs et ses distributions, et le bilan de puissance se refait sur les valeurs locales — pas sur celles de Paris.
Chaque pays a son régulateur et ses bandes autorisées, qui ne se recouvrent pas toujours avec les françaises. Un émetteur parfaitement légal à Paris peut être hors bande ailleurs. La règle est invariable : on emporte du matériel accordable large bande, et on refait un scan de l'environnement radio sur place avant de figer le plan de fréquences.
Le parc part de notre entrepôt de Bagneux en flight-cases. Par la route chaque fois que c'est possible — c'est le mode le plus sûr pour du matériel fragile et le plus simple à maîtriser dans le temps — et partiellement par fret aérien quand la distance ou le calendrier l'imposent. Ce qui se planifie n'est pas le trajet mais la marge : un jour d'avance sur le montage, et une doublure sur les éléments dont la défaillance arrêterait l'événement — récepteurs HF, machine de diffusion, mélangeur.
Hors Union européenne, le carnet ATA n'est pas une formalité optionnelle : c'est le document douanier qui autorise un parc professionnel à entrer temporairement dans un pays puis à en ressortir sans acquitter de droits. Les douaniers ne font aucune souplesse sur ce point, et un carnet incomplet ou mal établi se paie immédiatement — matériel bloqué à l'arrivée, montage décalé, ou taxes à régler sur place. L'inventaire se prépare donc avant le départ, pièce par pièce, et il doit correspondre exactement à ce qui franchit la frontière dans les deux sens.
Faire voyager l'intégralité du parc n'est pas toujours le bon calcul. Nous nous appuyons régulièrement sur un réseau de partenaires et de fournisseurs dans les villes qui nous accueillent : le matériel volumineux ou lourd — diffusion, structure, pieds, écrans — est loué localement, tandis que la régie, les éléments de réglage et ce qui conditionne le rendu voyagent avec l'équipe. On garde la maîtrise technique là où elle compte, sans payer un camion pour traverser un continent.
Nos techniciens travaillent en français et en anglais, et échangent directement avec les régisseurs des centres de congrès et des hôtels. Cela évite l'étage de traduction où se perdent les trois quarts des malentendus techniques. Pour la salle, l'interprétation simultanée se traite comme un poste à part entière, en cabine ou à distance.
On ne se déplace pas toujours en amont, et ce n'est pas nécessaire si le dossier est bien fait : plans cotés, hauteur sous plafond, points d'accroche, puissance disponible, photos des accès et du quai de livraison. Ce dossier technique se construit avec le lieu avant le départ, et c'est lui qui remplace la visite.
Des opérations réelles, datées et documentées au fil de l'eau sur notre compte Instagram. Les clients ne sont pas nommés — les lieux, les dates et les dispositifs le sont.
Trois jours de conférence dans le Kansai, à 2 h 30 de Shinkansen de Tokyo. Mission japonaise menée par l'équipe partie de Paris.
Scénographie lumière et sonorisation pour une étape de tournée sur la côte néerlandaise.
Étape madrilène d'une tournée européenne : sonorisation de salle, vidéoprojection et régie, équipe technique venue de Paris.
Équipe et matériel Eyeshot en déplacement pour l'étape d'Amsterdam d'une tournée corporate.
Session plénière et ateliers en parallèle, orateurs connectés à distance : sonorisation, vidéoprojection et captation multicaméra.
Interprétation simultanée à distance, salles d'ateliers en parallèle, vidéoprojection laser et captation.
Diffusion simultanée vers Teams et Zoom, sonorisation et captation autour d'un système de conférence filaire.
Trois journées consécutives : sonorisation, vidéoprojection et captation, opérées par notre équipe.
Réglage des découpes avant ouverture des portes : captation 4K et diffusion hybride.
Régie hybride opérée depuis la salle, vidéoprojection laser et captation 4K.
Le fil complet est sur notre compte Instagram.
Les destinations où Eyeshot a accompagné ses clients — d'Europe à l'Asie, des Émirats jusqu'au Brésil et aux États-Unis.
Visualisation indicative — Eyeshot accompagne ses clients dans bien d'autres villes au gré des projets.
Que vous organisiez un investor day à La Défense, un roadshow technologique entre Londres et Berlin ou une conférence multilingue à Madrid : notre engagement reste le même. Même équipe, mêmes standards techniques, mêmes process broadcast.
Le même niveau d'exigence et le même rendu audiovisuel d'une étape à l'autre du roadshow, quel que soit le pays.
Transport depuis nos dépôts de Bagneux (92) et Paris 8e, carnet ATA établi en amont, et appui sur nos partenaires locaux quand la location sur place est plus rationnelle.
De l'étude technique amont à l'exploitation sur site : captation, son, lumière, broadcast et webcast intégrés. Le matériel vient de notre propre parc de location.
Une équipe dédiée à Paris vous accompagne sur l'ensemble du projet, sans prestataire local à coordonner ni brief à retraduire.
Une partie de nos déplacements à l'étranger se fait pour le compte d'agences événementielles, d'agences de communication et de producteurs qui ont gagné le budget et conservent la relation client. Nous ne sommes jamais en contact commercial avec votre annonceur si vous ne le souhaitez pas, et nos équipes se présentent sous vos couleurs.
C'est une configuration que nous pratiquons depuis 2007 en France, notamment auprès des hôtels et des palaces parisiens, et qui se transpose telle quelle à l'international : vous pilotez le projet, nous portons la technique et le risque matériel.
Concrètement, cela veut dire un chiffrage rapide au stade de la réponse à appel d'offres, un dossier technique que vous pouvez transmettre tel quel à votre client, et une équipe qui parle français en interne et anglais sur le plateau.
Chaque ville a sa page : lieux que nous connaissons, contraintes locales, opérations passées. C'est là que se trouve le détail.
Les questions que nous posent les entreprises et les agences avant un premier déplacement.
Eyeshot, prestataire audiovisuel basé à Bagneux (92) et Paris 8e depuis 2007, déplace ses propres équipes et son propre parc hors de France. Nos interventions documentées couvrent l'Europe (Madrid, Barcelone, Lisbonne, Londres, Amsterdam, Berlin, Francfort, Rome, Genève), le Japon (Tokyo, Osaka) et le Brésil (São Paulo). Nous intervenons aussi bien en direct pour les entreprises qu'en marque blanche pour les agences.
Un prestataire local suffit quand l'événement est isolé, tient dans une salle et sur une journée, avec un format simple — et quand le lieu impose son prestataire attitré, ce qui est fréquent dans les palais des congrès. Faire venir son équipe devient rationnel dès que la tournée enchaîne plusieurs villes, que le format est exigeant (captation multicaméra, diffusion hybride, interprétation simultanée) ou que l'enjeu interdit de découvrir son équipe technique le jour J.
Il existe une troisième voie, souvent la plus économique sur les destinations lointaines : l'équipe se déplace, mais une partie du matériel est louée sur place auprès de partenaires locaux.
Oui, et ce n'est pas une formalité optionnelle. Le carnet ATA est le document douanier qui autorise un parc professionnel à entrer temporairement dans un pays puis à en ressortir sans acquitter de droits de douane. Les services douaniers n'accordent aucune souplesse sur ce point : un carnet incomplet ou mal établi se traduit par du matériel bloqué à l'arrivée, un montage décalé, ou des taxes à régler sur place. L'inventaire se prépare pièce par pièce avant le départ et doit correspondre exactement à ce qui franchit la frontière dans les deux sens.
En flight-cases depuis notre entrepôt de Bagneux. Par la route chaque fois que c'est possible — c'est le mode le plus sûr pour du matériel fragile et le plus simple à maîtriser dans le temps — et partiellement par fret aérien quand la distance ou le calendrier l'imposent. Le plan de transport prévoit systématiquement une marge : un jour d'avance sur le montage, et une doublure sur les éléments dont la défaillance arrêterait l'événement.
Faire voyager l'intégralité du parc n'est pas toujours le bon calcul. Nous nous appuyons sur un réseau de partenaires et de fournisseurs dans les villes qui nous accueillent : le matériel volumineux ou lourd — diffusion, structure, pieds, écrans — est loué localement, tandis que la régie, les éléments de réglage et tout ce qui conditionne le rendu voyage avec l'équipe. Le matériel loué sur place reste sous notre responsabilité technique.
Pas nécessairement. Chaque pays a son régulateur et ses bandes de fréquences autorisées, qui ne recouvrent pas toujours les bandes françaises : un émetteur parfaitement légal à Paris peut se retrouver hors bande ailleurs. La règle est d'emporter du matériel accordable large bande, puis de refaire un scan de l'environnement radio sur place avant de figer le plan de fréquences.
La tension et la fréquence varient : 230 V / 50 Hz sur la majeure partie de l'Europe, 100 V / 50-60 Hz au Japon, 127 V dans une partie du Brésil. Les prises aussi — Schuko en Allemagne et aux Pays-Bas, BS 1363 au Royaume-Uni, type L en Italie. Le matériel voyage avec ses adaptateurs et ses distributions, et le bilan de puissance se recalcule sur les valeurs locales, jamais sur celles de Paris.
Oui, en marque blanche. Les agences événementielles, agences de communication et producteurs qui ont gagné le budget conservent la relation client ; nous portons la technique et le risque matériel, et nos équipes se présentent sous leurs couleurs. C'est une configuration que nous pratiquons depuis 2007 auprès des hôtels et des palaces parisiens, et qui se transpose à l'identique hors de France.
Pas toujours, si le dossier technique est complet : plans cotés, hauteur sous plafond, points d'accroche, puissance électrique disponible, photos des accès et du quai de livraison. Ce dossier se construit avec le lieu avant le départ et remplace la visite dans la majorité des cas. Sur les formats les plus lourds ou les lieux atypiques, un repérage physique reste préférable.
En français en interne et en anglais sur le plateau. Nos techniciens échangent directement avec les régisseurs des centres de congrès et des hôtels, sans étage de traduction intermédiaire. Pour l'audience, l'interprétation simultanée se traite comme un poste technique à part entière, en cabine sur site ou à distance.
Pas besoin d'un cahier des charges. Avec ces cinq éléments, nous vous disons sous 24 h si nous nous déplaçons, ce que cela implique, et ce que cela coûte — ou si un prestataire local sera plus pertinent.
La ville et le lieuHôtel, centre de congrès, lieu atypique.
Les datesMontage compris, si vous les connaissez.
La jaugeNombre de participants en salle.
Le formatPlénière, ateliers, captation, diffusion en direct.
Les languesEn salle et à l'écrit, interprétation éventuelle.
Roadshow européen, conférence multilingue, assemblée générale délocalisée, captation broadcast hors France : parlez-nous du projet dans son ensemble plutôt qu'étape par étape — c'est là que nous sommes le plus utiles, et le plus économiques.